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作为GTD环节中最重要的一环,必须要再度强调一遍,GTD一切的精髓都在于回顾。

时间管理的目的,并不是让你的大脑偷懒,而是想尽办法充分利用大脑的资源,并让它工作得更有效率。只有你的大脑必须100%投入到当前的工作中去才能达到这种境界。为了做到这点,你必须确信你正在做的事情是确实需要完成的,而其他没有进行的工作确实可以暂时“不去进行”。定期回顾并更新,才能让你切实控制系统中的一切,让你对正在进行的事情更加“确信”。

例如,你有一个电话清单,但是某个时候,有些你必需要打的电话却没有列在这个清单上,这时你的大脑就不会再相信这个系统,你的大脑在完成这个低脑力要求的活动时也无法感到轻松。结果你的大脑又不得不重新担负起记忆、加工处理和提醒的责任,也就会像以前一样低效率的运转。

所有这一切意味着,你的系统不可能处于静止不动的状态。这个系统必须实时更新,紧跟事态的发展,才能帮助你在行动的时候做出恰当的选择。这也正是回顾的过程的主要目的;同时,回顾过程还可以从不同的角度对你的生活与工作进行持续不断的评估。

如果你很长时间没有对系统进行更新的话,系统会远远落后于客观情况,更新一次系统将会比较费力。要知道,如果你的系统远远落后于客观情况的话,你的大脑就不得不把大量的经历浪费在“记忆”,“回忆”之类的低等级工作上。

每周回顾的内容

非常简单,每周回顾检查就是为了再次清空大脑而需要采取的行动。它执行了工作管理流程的5大阶段的前4个——收集、加工、组织、回顾那些你没有付诸行动的事情——直到你能够确认:“我目前已经完全掌握了我没有处理的一切事情。一旦我决定处理,马上就可以付诸行动。”

收集散落的纸片及清空大脑

把大脑中的一切事情,包括新的项目、行动、等待事宜、未来要完成的事情记录到收集箱;搜罗零碎纸张、名片、收据、日志、会议记录、记事本上的内容,以及所有收藏在你的办公桌、衣服中的纸片,登入到你的收集箱。

清空收集箱

把收集箱中的事务提炼出行动、项目、等待事宜、日程表,将来某天,同时清理掉没用的垃圾。

回顾日程表

检查日程表上过往日期未完成的行动,将它们重新纳入到正常轨道中(比如推迟或者删除);浏览一下将来的日程事情安排情况(长期的和短期的)。确保对即将发生的事情和约会作出安排和准备。

回顾“下一步行动”

检查将要进行的行动的提示。

回顾项目与目标

逐一地评估设置好回顾周期的分组、项目和目标,以确保在你目前的管理系统中,不会遗漏任何一个需要行动的项目。

回顾“等待”透视

记录下那些为了跟踪事情发展而需要进行的行动。

回顾“将来某天”

核查其中有哪些内容可以付诸行动了,就把他们列入“项目分组”转化为行动,。当然,还要删除其中那些你不再感兴趣的事情。

每周回顾的恰当时间

每周回顾的过程非常关键,你有必要建立一个合适的环境,并将它逐渐变成习惯。一旦你为整个GTD工作建立起了一个舒适的工作区域,你会发现定时进行回顾变得轻而易举——你完全可以把更多的精力放在具体事情的处理上。

如果你的工作或学习是周一至五的标准五天制,那么建议你每周五下午留出1~2个小时的时间,专门用于每周回顾。三个原因:

1、对于这一周的事物你很可能还记忆犹新,这使你能够进行完整的反思和回顾。

2、如果你在每周回顾的过程中,发现必须与他人取得联系,这时你就可以在他们周未外出渡假前与他们取得联系。毕竟这个时间段大家都还没有下班。

3、清理一下自己的大脑和办公桌,让自己把烦心事儿都抛到脑后,这样就一刻安心地享受周末的休闲时光。